Même au dernier moment, Monde Authentique organise vos voyages !

Ne nous le cachons pas : nous n’avons pas vendu beaucoup de voyage depuis début avril… En revanche, nous avons profité du temps disponible pour finaliser des projets en cours, réfléchir à notre activité, identifier des points d’amélioration, envisager de nouvelles stratégies.

Chez Monde Authentique, un sujet en particulier réunit tous ces points : comment traiter les demandes tardives ? (ça tombe bien, depuis quelques jours, vous être nombreux à nous interroger pour des projets de voyage en juillet, et nous nous doutions bien que vous alliez attendre d’être certains que les frontières rouvrent pour nous solliciter).

La question récente des demandes tardives

Jusqu’à ces derniers mois, nous refusions la plupart du temps de travailler sur des projets de voyages à moins de 30 jours de la date de départ souhaitée : pas assez de temps pour bien comprendre vos attentes, pas assez de visibilité sur les disponibilités hôtelières, impossibilité de bloquer des vols plus de 48 heures en cas de réservation tardives (les compagnies aériennes n’aiment pas que nous retenions de la capacité au dernier moment), manque de temps pour réagir aussi vite que l’urgence l’imposait : tenter de construire un voyage équilibré en si peu de temps relevait de l’impossible pour nous qui apportons un soin tout particulier à la construction de nos propositions de voyages.

En plus, ces demandes qui surviennent peu de temps avant la date de départ souhaitée nécessitent d’être traitées en priorité, voire en urgence : les dossiers en cours sont alors mis de côté, provoquant l’impatience bien compréhensible de ceux qui nous contactent longtemps avant leur voyage pour justement, avoir le temps de préparer avec nous leur projet.

Alors, parce que nous n’aimons pas dire “non”, nous nous sommes creusé les méninges et arraché les cheveux (ceux qui connaissent Emmanuel, Frédéric, Stéphane et Sylvain comprendront…). Après de nombreuses discussions, nous pensons être parvenus à une réponse bien équilibrée à cette question !

La vieille question de la facturation de frais d’études

Depuis des années, nous envisageons aussi de facturer des frais d’étude : découvrir les attentes d’un voyageur, composer le voyage idéal pour lui, rédiger une proposition détaillée… est un travail méticuleux et chronophage.

Parfois, vous nous appelez pour avoir “une idée de budget” et vous vous contenteriez volontiers d’une fourchette de prix, mais comme nous sommes des esthètes et que nous n’aimons pas annoncer le prix d’un voyage sans bien comprendre les attentes de chacun, nous réfléchissons, calculons, rédigeons et illustrons pour que vous sachiez exactement à quoi correspond le prix que nous annonçons.

Une solution équitable : on donne du temps si on nous en donne

En résumé, c’est ce consensus qui l’emporte au sein de l’agence.

La très grande majorité de nos clients-voyageurs nous interrogent plusieurs mois à l’avance pour organiser leurs voyages. Nous continuerons d’investir du temps pour étudier sereinement ces demandes, comme à notre habitude. Le temps qui nous est accordé dans ce cas nous permet de jongler entre les différents dossiers pour apporter à chacun toute l’attention qu’il mérite.

En revanche, les demandes tardives dites “de dernière minute” nous imposent de bousculer notre organisation. Les dossiers que nous traitons en urgence le sont au détriment des voyageurs qui ont pris soin d’anticiper.

Nous avons donc décidé de traiter d’une manière spécifique les demandes qui arrivent à moins de 30 jours de la date de départ prévue, dans le but de rétablir une forme d’équité de traitement.

  • première étape : la découverte de vos envies de voyage (le temps dédié à cette étape est primordial et non compressible)
  • deuxième étape : une proposition de voyage précise mais schématique, rédigée rapidement, sans que nous rentrions dans tous les détails
  • troisième étape (si notre proposition rapide vous convient) : la rédaction d’une proposition très détaillée (comme à l’accoutumée) mais subordonnée à un “engagement” de votre part, après paiement d’une somme de 100 à 300 €, qui nous confirme votre intérêt (les optimistes diraient votre “accord de principe”) pour notre proposition schématique.

L’idée n’est pas de se faire de l’argent sur le dos des voyageurs qui organisent leur voyage en dernière minute : nous connaissons les contraintes qui peuvent parfois rendre impossible la planification d’un voyage à long ou moyen terme ! Ainsi le montant des frais d’étude pour les demandes tardives (J-30) est totalement remboursé à la signature du contrat de vente.

Est-il de bon ton d’envoyer une facture à quelqu’un qui ne nous a rien acheté ?

Chez Monde Authentique, les créateurs de voyage ont à cœur de satisfaire les attentes des voyageurs et de créer des itinéraires hors des sentiers battus et des expériences inédites, autour d’hébergements de caractère.

Nos experts traitent chaque demande avec la même rigueur professionnelle, qui mobilise du temps et des connaissances, pour concevoir un voyage 100% sur mesure.

Ce travail de fond, s’il est souvent non-facturé, n’est pas pour autant gratuit !

Nous n’avons pas un stock d’itinéraires dans lequel nous piochons pour répondre aux demandes de voyage : nous partons systématiquement d’une page blanche.

Nous effectuons toutes les recherches – modes de transport, hébergements, excursions, visites, etc. – nous nous assurons des disponibilités, nous négocions parfois, nous mettons en forme un devis détaillé et illustré… C’est notre métier, direz-vous ! eh bien justement : ce sont effectivement des actes professionnels, qui sont offerts à tous les candidats au voyage et dont le coût est supporté par ceux qui concrétisent l’achat de leur voyage chez nous.

On peut donc transformer la question : est-il malin de travailler gratuitement pour quelqu’un qui ne nous achète rien ?

L’expertise fait la différence

Nous aimons croire que les personnes qui nous contactent pour nous confier leur projet de voyage savent qui nous sommes.

Nous sommes sollicités parce que nos créateurs de voyage ont une fine connaissance des quelques pays dont ils sont experts. Ils en connaissent les recoins les plus secrets et maitrisent les spécificités logistiques locales.

La qualité d’écoute est tout aussi importante : c’est l’itinéraire qui se plie au voyageur, jamais l’inverse ! Nos créateurs de voyage adaptent leurs propositions selon les envies et les besoins exprimés.

Enfin, la disponibilité et la réactivité de nos créateurs de voyage se retrouvent dans les commentaires de nos clients-voyageurs dans les questionnaires de satisfaction et sur la plateforme Trustpilot.

C’est principalement sur ces critères que se joue le choix des voyageurs qui nous consultent.

Et si la qualité de notre travail a de la valeur aux yeux de nos clients-voyageurs, ils trouveront tout à fait légitime de la rémunérer dans les conditions suivantes :

Demandes parvenues à plus de 30 jours de la date de départ prévue :

  • étude gratuite
  • réponse assurée en 7 jours

Demandes parvenues à moins de 30 jours de la date de départ prévue :

  • étude préliminaire gratuite : écoute, conseil et transmission d’un programme d’une page avec un prix précis
  • réponse assurée en 2 jours
  • si le candidat au voyage souhaite une proposition de programme approfondie, facturation de frais d’études de 100€ par dossier (voyages de moins de 10 jours) ou 200€ par dossier (voyages entre 10 et 19 jours) ou 300€ par dossier (voyage de 20 jours ou davantage).
  • réponse assurée en 2 jours après le paiement de ces frais d’étude. En cas de réservation de de voyage, ces frais sont considérés comme un premier acompte du voyage. Dans le cas où le candidat au voyage ne donne pas suite à notre proposition, les frais d’étude restent acquis à l’agence.

Nous espérons ainsi pouvoir vous satisfaire au mieux et répondre à vos envies d’ailleurs, même si vous nous contactez peu de temps avant le départ.

Nous profitons de ce billet pour vous rappeler que nous pouvons étudier vos demandes de voyages, même si la date de départ est très proche !